Man sollte die Aufgaben einer Hochzeitsplanerin nicht unterschätzen und so gehe ich hier genauer auf die Aufgaben kurz vor der Hochzeit ein, die Aufgaben zur Planung des großen Tages lasse ich hier mal außen vor:

• Wir setzen uns zusammen und besprechen gemeinsam eure Wünsche
• Wir überprüfen den Ablaufplan und passen diesen genau an
• Es werden alle Absprachen mit Dienstleistern überprüft und jeder über den genauen Ablaufplan informiert.
• Wir stimmen alle Beiträge, Überraschungen und Reden ab und schauen das alles zum passenden Zeitpunkt umgesetzt wird
• Wir sind Ansprechpartner bei Fragen und sind für eure Gäste da

Das ist schon eine Menge, aber am Tag der Hochzeit geht die Aufregung und die Spannung dann erst richtig los. 

Das sind zum Beispiel Aufgaben während des Getting Readys die von mir übernommen werden. Familie und Freunde können sich parallel und befreit von Aufgaben fertig machen und mit euch die gemeinsame Zeit genießen.

Aufgaben vor der Hochzeit:

• Brautstrauß und andere Floristik beim Floristen abholen und zu euch bringen
• Koordinierung der Dienstleister während des Getting Readys
• Kontrolle des Sitzplans und der Tische: steht alles am richtigen Platz
• Verteilen von Platzkarten/- Namenskarten
• Wurde die Torte geliefert und ist sie richtig untergebracht (Kühlhaus)
• Sind alle weiteren Dinge geliefert und stehen am richtigen Platz
• Willkommensschild, Hinweisschilder, Sitzplan und Co. aufstellen
• Candybar oder Saltybar aufbauen und Dienstleister einweisen
• Ansprechpartner für alle Dienstleister während der Trauung
• Kirchenhefte/Trauhefte/ Freudentücher verteilen
• Prüfen ob alle Dienstleister bereit sind bevor ihr eintrefft

Und nun ist es so weit, die Trauung kommt näher und was macht der Hochzeitsplaner dann? 

Ein Hochzeitsplaner hält euch und euren Trauzeugen am Tag der Hochzeit den Rücken frei, damit ihr entspannt heiraten, den Tag genießen und gemeinsam feiern könnt. Er sorgt für die Organisation und die Durchführung an Eurer Hochzeit.

Er kennt den zeitlichen Ablauf, koordiniert diesen während der Hochzeit, überwacht die Einhaltung des Ablaufplans während der weitern Veranstaltung und sorgt dafür das alles reibungslos verläuft. Er ist Ansprechpartner für eure Gäste und sorgt dafür, dass diese sich während der Hochzeit wohl und sich gut informiert fühlen.

Es heißt nun im Hintergrund alle Fäden zusammenzuführen und für eine reibungslose Veranstaltung zu sorgen:

• Gästen helfen die Plätze zu finden
• Wer hat die Ringe
• Geschenke zum Geschenketisch bringen
• Absprachen mit dem Catering-Team
• Koordinierung von Reden und Beiträgen
• Überwachung und Einhaltung des Zeitplans
• Koordinieren verschiedener Dienstleister
• Ansprechpartner sein für die Gäste bei Fragen oder Problemen
• Organisation von Überraschungen oder ähnlichen
• Schauen, ob sich die Gäste in ein Gästebuch eintragen
• Organisation von Shuttles/Taxen für die Gäste nach Hause
• was für Regeln gibt es bei der Location zu beachten

Aber auch das sollte nicht alles sein. Solltet ihr an diesem Punkt eure Hochzeit immer noch selbst Planen wollen, achtet unbedingt auf versteckte Kosten. Ich mache euch rechtzeitig darauf aufmerksam und plane die Kosten direkt mit ein.

• Porto: Neben den Kosten für die Save-the-Date Karten, den Einladungskarten und Danksagungskarten habt ihr auch an das Porto für den Versand der Karten berücksichtigt? Wie viele Briefmarken benötigt ihr dafür?
• Versorgung der Dienstleister: Sie sind den ganzen Tag vor Ort und sollten eine warme Mahlzeit angeboten bekommen. Sie sollten also beim Catering eingeplant werden.
• Überstunden: Im Vertrag mit der Location wird oft ein Nachtzuschlag erwähnt. Kalkuliere diesen unbedingt mit ein und frage in der Location nach der üblichen Anzahl der Mitarbeiter und passt dieser zur Anzahl der Gäste. Dasselbe gilt für die anderen Dienstleister. Achte darauf, ob es Zusatzkosten ab einer bestimmten Uhrzeit geben wird.
• Teller- und Korkgeld: es fallen oft Tellergeld (für selbst organisierte Speisen wie z.B. Hochzeitstorte) und Korkgeld (für selbst organisierte Getränke) an. Auch wenn ihr Essen und Getränke über die Location oder das Restaurant bestellt, fragt genau nach, ob Teller- und Korkgeld für die Hochzeitstorte und eventuell mitgebrachten Getränke in Rechnung gestellt werden und wie hoch die Kosten dafür sind.
• Reinigungskosten: ist die Endreinigung in der Miete der Location enthalten oder fallen hier extra Kosten an.
• Das Brautpaar: vergesst euch selbst nicht. 🙂  Klingt komisch, ist aber ein oft begangener Fehler. 
• Kosten für Hotelzimmer: Nicht nur am Hochzeitstag selbst, sondern eventuell auch für die Nacht davor.
• Stuhlhussen-Verleih und Reinigung
• Änderungen bei der Schneiderin: Nicht jeder Hochzeitsanzug und nicht jedes Brautkleid passen von Beginn an. Oft sind Anpassungen durch eine Schneiderin notwendig. Und das verursacht ebenfalls Kosten.
• Outdoor-Wedding
  Ihr habt eine Hochzeit im Freien geplant? Dann kann es sein, dass ihr zusätzliches Equipment (z.B. Zelte, Stühle, Stehtische, Schirme etc.) mieten müsst. Es kann ebenfalls sein das eine Regenalternative extra gezahlt werden muss.